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La Gouvernance Par Politiques

La parabole de la cuisine

Par Jannice Moore

 


Souvent, les conseils d’administration qui mettent en œuvre la Gouvernance par politiques® trouvent que les membres de leur organisation ou du grand public ne comprennent pas ce qu’ils font. Parfois, on pense que le conseil abdique sa responsabilité en déléguant trop de pouvoirs à la direction générale. Cet article a pour objectif d’aider les conseils à expliquer les concepts de base de la Gouvernance par politiques aux personnes qui ne connaissent pas ce modèle. Il ne cherche pas à en préciser toutes les nuances mais à expliquer, dans les grandes lignes, comment le modèle fonctionne.

La Gouvernance par politiques est un modèle qui permet à un conseil d’administration, au nom des personnes qu’il représente, d’assurer que l’organisation réalise sa raison d’être ou sa mission, tout en évitant de faire ce qui est inacceptable. Prenons un exemple simple pour montrer comment cela fonctionne. Dans cet exemple, vous et quatre autres personnes (dans cet exemple, vous serez le «conseil»), au nom de votre famille élargie, êtes responsables d’organiser d’un dîner pour une naissance ou une fête d’anniversaire. Vous vivez dans cinq villes différentes, et le lieu pour de la célébration est dans une autre ville. Vous décidez que la meilleure chose à faire est d’engager un Chef (qui dans cet exemple sera la direction générale) pour gérer la préparation et le service du dîner. Vous vérifiez donc les qualifications des Chefs de la région et embauchez le meilleur que vous trouvez. Cependant, vous devrez fournir au Chef certaines directives.

Vous vous réunissez ensemble, les cinq, pour prendre quelques décisions. Qu’est-ce que le menu va inclure ? Qui sera sur la liste des invités ? Comment allons-nous dépenser pour le dîner ? Ce sont des décisions de «conseil». Elles précisent quels sont les bénéfices ou résultats escomptés, à qui ces bénéfices ou résultats vont s’appliquer et quelle sera leur valeur. Dans le langage de la Gouvernance par politiques, ces éléments sont appelés les «Fins». Pour prendre ces décisions, vous aurez à recueillir des informations. Est-ce que la majorité des invités sont du genre «viande et pommes de terre», ou préfèrent-ils un menu plus exotique ? Est-ce qu’il va y avoir des enfants, ce qui pourrait nécessiter un menu différent ? Est-ce qu’il va y avoir des invités plus âgés qui vont préférer un service à la table ? Ou est-ce qu’un format de style buffet conviendrait davantage ?

Après avoir recueilli vos informations, vous êtes en mesure de définir un ensemble de résultats souhaités (Fins) que le Chef devra réaliser :

«Nous aimerions un dîner savoureux servi sous forme de buffet pour une centaine de personnes. Le menu doit comprendre du rôti de bœuf et des pommes de terre, avec au moins une autre option de plat principal. Il doit y avoir au moins trois choix de desserts, dont l’un doit être faible en matières grasses. Il y aura quelques invités qui ont des limites physiques et qui doivent être servis à la table plutôt que de passer au buffet. Le coût total du dîner ne doit pas dépasser 2 500$.»

La déclaration ci-dessus indique au Chef (la direction générale) quels sont les résultats que vous attendez. Vous avez donné des directives claires. Vous avez spécifié les zones où les choix du Chef sont limités (par exemple, il doit y avoir des pommes de terre). Puisque vous n’avez pas fourni plus de précisions, le Chef est libre de faire une interprétation raisonnable de ce que vous avez dit. Il peut servir des pommes de terre en purée, gratinées, cuites au four, etc., car vous n’avez pas choisi d’en spécifier le style. Il peut embaucher des assistants pour l’aider à préparer ou à servir le repas, tant que le coût total ne dépasse pas la valeur que vous lui avez précisée.

Maintenant que vous avez indiqué au Chef ce que vous voulez, est-ce que vous :

  1. partez et ne lui parlez plus jusqu’à ce que le dîner soit servi ?
  2. demeurez autour de la cuisine et regardez par-dessus son épaule, lui suggérant d’ajouter un peu plus de sel à la soupe ?
  3. aucune de ces réponses ?

La bonne réponse est c). Il vous reste (comme conseil) encore deux autres choses à faire. Tout d’abord, vous devez laisser savoir au Chef s’il y a certaines choses qu’il ne peut pas faire en préparant ce dîner. Comme conseil, quoique vous ne vouliez pas interférer inutilement avec ses capacités créatives et sa formation professionnelle, il y a peut-être des méthodes que vous considérez contraires à l’éthique ou imprudentes, même si elles peuvent être efficaces dans la préparation du repas souhaité. Le Chef a besoin de le savoir ces choses à l’avance. Ensuite, vous devez décider combien de vérifications vous ferez auprès du Chef pour être certains que les préparatifs sont sur la bonne voie et conformes à vos attentes.

Qu’est-ce que le Chef ne peut pas faire? Dans le langage de la Gouvernance par politiques, ces choses sont appelées les «Limites de la direction». Chacun d’entre vous (le conseil) peut ne pas avoir la même idée sur ce sujet, mais le Chef ne peut pas travailler pour cinq patrons différents.  Votre groupe doit donc parvenir à s’entendre sur les valeurs que vous partagez. Supposons que vous l’avez fait. Vous avez d’abord décidé que vous ne vouliez pas d’additifs artificiels ni d’agents de conservation dans le repas car cela irait à l’encontre de vos valeurs fondamentales sur les aliments naturels. Ensuite, vous avez parlé du fait que le dîner pourrait donner lieu à une poursuite en justice si une personne faisait un empoisonnement alimentaire, et vous avez informé le Chef qu’il ne doit pas transgresser les normes de la santé publique en ce qui concerne la préparation et la conservation des aliments. Car ce serait imprudent de le faire. Vous ne voulez pas non plus avoir des ennuis avec la loi, et vous avez dit aussi au Chef qu’il ne doit pas servir de l’alcool sans les autorisations nécessaires.

Votre dernière tâche consiste à décider de la fréquence des vérifications ou des suivis à faire auprès du Chef. Vous convenez que deux semaines avant le dîner, vous souhaitez voir le plan du menu, de sorte que vous pouvez vous assurer qu’il répond aux critères spécifiés antérieurement. Vous pourriez demander de confirmer que les permis nécessaires de santé publique et d’alcool ont été obtenus, ou même demander à voir ces permis. Vous pourriez demander de vérifier si une réfrigération appropriée des ingrédients sera disponible. Autrement dit, pour chaque domaine où vous avez identifié une attente, vous (comme conseil) avez le droit, et même l’obligation, de vous assurer que vos attentes sont satisfaites. Toutefois, cela ne signifie pas que vous allez vous tenir près de la cuisine et donner de «précieux conseils» au cours de la préparation du repas. Vous avez embauché un professionnel, vous avez précisé les attentes, vous surveillez les résultats et les balises de  prudence et d’éthique dans les moyens, mais vous laissez le professionnel faire son travail. Tout le monde sait que «trop de cuisiniers gâtent la sauce».

Comme conseil d’administration, vous disposez de tous les mécanismes de contrôle nécessaires pour l’atteinte des résultats. Vous décidez ce que les résultats devraient être, pour qui ils devraient s’appliquer, et quelle valeur ou coût leur accorder. Vous autorisez le Chef, qui est le professionnel, à prendre les décisions sur la façon d’atteindre les résultats, à l’exception de certaines méthodes qui ne sont pas permises car elles sont imprudentes ou contraire à l’éthique. Cette approche n’est pas une abdication de vos responsabilités. En fait, c’est un contrôle rigoureux et planifié sur les choses qui sont les plus importantes pour vous en tant que conseil d’administration.

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Cet article peut être reproduit sans frais si les conditions sont respectées:

  • L’auteur conserve tous les droits.
  • Le nom de l’auteur, non modifié, est inclus avec l’article.
  • Jannice Moore en est informée et deux exemplaires de la publication dans laquelle l’article paraît lui sont envoyés.

ABC de la Gouvernance par politiques

La Gouvernance par politiques est un modèle de gouvernance créé par le Dr John Carver. Il permet aux conseils d’administration d’exercer un leadership stratégique en créant l’avenir de leur organisation. La Gouvernance par politiques assure également l’imputabilité de la direction générale/ chef de l’exécutif envers le conseil d’administration, ainsi que celle du conseil envers les propriétaires (« actionnaires ») de l’organisation. Ses principes possèdent une cohérence interne et ils sont conçus pour agir avec efficacité lorsque utilisés ensemble. La Gouvernance par politiques propose un système d’exploitation complet pour les conseils d’administration. Si l’ensemble du système n’est pas utilisé, il ne s’agit pas de Gouvernance par politiques.

Comme système complet, la Gouvernance par politiques permet au conseil d’administration :

  • d’être imputable de la confiance que lui accordent les propriétaires de l’organisation;
  • d’assurer un leadership stratégique à l’organisation – c’est sa principale responsabilité – en définissant clairement, au nom des propriétaires, quels besoins elle doit satisfaire, pour qui et à quels coûts ou valeur;
  • de distinguer clairement entre les Fins (voir ci-dessous) et les Moyens (façons de faire les choses);
  • d’être impliqué dans les décisions pertinentes, sans faire de l’ingérence ni jouer un rôle de tampon dans toutes les décisions;
  • d’identifier les paramètres de la performance acceptable pour l’organisation;
  • d’établir des politiques générales dans quatre catégories logiques qui ont une résonnance intuitive.

Les catégories de politiques

Les politiques de Fins

Elles identifient les bénéfices que l’organisation doit produire, à quelles personnes ils sont destinés, et quelle est la valeur (ou coût) à accorder à chacun. Ces politiques sont développées sur la base de la connaissance et de l’interaction que le conseil a avec les propriétaires – à qui le conseil est moralement imputable.

Les politiques de Limites de la direction

Elles précisent les frontières de la prudence et de l’éthique que le conseil accorde à la gestion pour prendre les décisions sur les moyens pour réaliser les Fins, bref sur la façon de faire les choses.

Les politiques de Délégation du conseil à la direction

Elles portent sur la manière dont le conseil délègue son autorité au personnel via la direction générale/chef de l’exécutif et qu’il évalue la performance de l’organisation par l’évaluation de ce dernier.

Les politiques sur le Processus de gouvernance

Elles précisent la manière dont le conseil lui-même fonctionne, incluant sa philosophie, son imputabilité, sa discipline et son propre travail.

Avec ces politiques en place, le conseil d’administration peut déléguer la réalisation des Fins à la direction générale, être rassuré qu’elles seront effectivement réalisées, et que la manière dont cela se produira ne dépassera pas les balises de prudence et d’éthique fixées par le conseil. Cette assurance est non seulement basée sur la confiance mais sur un processus de monitoring/suivi soigneusement structuré.